La comunicación de un evento Marevents
Si saber comunicar ya era una tarea difícil, incluso para profesionales, en estos últimos meses hemos asistido al renacer de la importancia de la comunicación. La comunicación es una herramienta esencial en la relación entre personas, y en el ámbito profesional, se posiciona como la columna vertebral que sostiene todos los procesos estratégicos de cualquier organización. La comunicación es un arma muy potente de difusión de información de la empresa y obtención de la mejora de la reputación de marca.
¿Quieres saber cómo gestionamos la comunicación en Marevents? ¡Muy atentos!
En Marevents trabajamos la comunicación interna y externa de nuestra empresa y la de nuestros clientes. Diferenciamos la comunicación interna, la que realizamos al equipo humano y a los diferentes departamentos (pilar fundamental de la empresa), y la comunicación externa, la que realizamos a nuestros públicos.
¡El plan de comunicación de un evento Marevents es el camino para llegar al éxito!
Pero… ¿por qué es tan importante la comunicación en un evento?
Lo primero que debemos realizar es el Plan de Comunicación estratégico, que debe identificar todos los eventos que se van a llevar a cabo. En este plan encontraremos la información necesaria: público objetivo, objetivos generales y específicos, estrategia y tácticas, ¡no deben faltar!
Es necesario implantar una adecuada estrategia de comunicación en el proceso organizativo y de planificación: antes, durante y después de la celebración del evento.
¿Cuántas veces te has enterado de un evento cuando ya se ha realizado?
Eso es lo que debemos evitar a toda costa en la primera fase de la comunicación de un evento.
Primera Fase: Genera expectativas e interés en el público.
Es vital conocer el público al que te diriges, fidelizarlo y convertirlos en prescriptores de tu evento. El objetivo es conseguir que mantengan el hilo informativo hasta la celebración del evento. Para promocionar el evento, hay que cubrir todo tipo de medios, digitales y convencionales.
Página web oficial: esta página tendrá toda la información del evento actualizada.
Redes sociales: esta herramienta dinamizará el contenido de la web, generando tráfico a la misma. Así mismo, la utilización de #hashtag facilitará la creación de una comunidad virtual que se convertirá de altavoz de tu evento. La publicidad online en redes sociales o en Google, te facilitará llegar a tu público objetivo.
Email marketing: se realizarán acciones puntuales de email marketing, dando información al usuario de todo lo que ocurrirá en el evento, aunque alguna sorpresa nos guardaremos 😉 De esta forma fidelizaremos al usuario y se convertirá en prescriptor del evento.
Medios convencionales: no podemos olvidar el impulso que supone la difusión de noticias en medios convencionales. Enviar notas de prensa a los medios de comunicación o realizar entrevistas consigue lograr el alcance de la población más adulta.
Segunda Fase: Comunicación durante el evento
Una vez que ha empezado el evento, ¿nos olvidamos de comunicarlo? ¡NUNCA!
Es muy importante mantener la atención de los asistentes, pero también de los interesados que no han podido acudir. Las redes sociales vuelven a ser nuestro aliado para esta comunicación con la realización del streaming o el seguimiento del #hashtag, donde los asistentes y nosotros mismos iremos publicando fotos, videos de lo que está ocurriendo.
Transmitir de forma organizada, concisa y clara lo que está sucediendo en el evento en nuestras redes sociales, es el deber del Community Manager, encargado de la comunicación del evento de forma online.
Tercera Fase: Comunicación post-evento
¿Cómo sabemos que el evento ha sido todo un éxito? ¿Cuantas veces te han dicho “Bueno, pues ya se ha acabado todo” al finalizar el evento? ¿Realmente se ha acabado? ¡Aquí empieza la tercera fase: conseguir que el evento dure en el tiempo!
Nuestra garantía de éxito es conseguir que días después de finalizar un evento continúen hablando del mismo, por eso el trabajo de comunicación posterior es tan importante como el previo. Si hemos realizado bien la primera fase y la segunda, tendremos cantidad de material para difundir: fotos, videos, entrevistas, artículos, noticias… todo lo que nuestro público está deseando ver.
Es importante realizar una última campaña de email marketing con el objetivo de que nuestro público conozca de primera mano el éxito del evento y pueda tener todo el material y la información para difundirla, por ello nos ayudaremos también del gabinete de prensa/comunicación y realizaremos un comunicado de los éxitos del evento a los medios de comunicación.
¿Cómo acabamos la comunicación de un evento?
A nivel interno de la empresa y también para nuestro cliente, realizamos un informe final con los resultados del evento: nº de asistentes, lugar, acciones que se han llevado a cabo, online y offline… Un informe completo que guarda todos los datos relevantes del evento y pone de manifiesto que la comunicación llevada a cabo ha sido todo un éxito. Por último, hacemos un check list para verficiar el logro de los objetivos propuestos en el Plan de Comunicación Estratégico.
¿Cómo realizamos un plan de comunicación de un evento?
- Analiza la situación. Quién organiza, historia, misión, visión, valores, filosofía, antecedentes…
- Localiza las dificultades. ¿Qué va a ser un problema para la organización del evento? ¿Presupuesto, la gestión, los recursos…?
- Objetivos generales y específicos. ¿Qué busca la organización, qué pretende conseguir? Los objetivos específicos buscan un resultado tangible y medible en el tiempo.
- Públicos. ¿A quién nos dirigimos? ¿Quién puede ayudarnos en nuestro evento?
- Eje de comunicación. Aquí deberás incluir toda la información del evento que transmite la filosofía de la organización. Los pequeños detalles son los que marcan la diferencia, no lo olvides.
- Estrategias de intervención. ¿Cómo conseguiremos los objetivos? ¿Qué acciones realizaremos para hacer llegar el mensaje y que sea entendido?
- Plan de acción y medios a utilizar. ¿Por qué canales transmitiremos la información?
- Calendario. Realiza una programación de todo el evento, planificado y realista, que cubra las tres fases del evento.
- Presupuesto. Es la parte más compleja de realizar en un evento. Debemos saber el coste de todo y tener en cuenta a todos los proveedores.
- Evaluación. Analizaremos todos los ítems del evento y comprobaremos que los objetivos propuestos se han cumplido.
Como ves, es necesario implicar a muchos agentes, conocer bien las estrategias y herramientas para poder realizar la comunicación de un evento con éxito. Cada evento es diferente y cada público también, por eso no hay una plantilla que seguir.
Para lograr lo que buscas es necesario establecer un plan de comunicación con una buena estrategia. ¿Hablamos?
